安排结构，要做到自然、完整、和谐、严谨。自然，是指行止自如，顺理成章，没有矫揉造作、人工雕琢、牵强附会的毛病。 完整，是指首尾圆合，线索连贯，没有缺头少尾、七零八落、残缺不全的毛病。和谐，是指段落、层次的划分适度，搭配适当，没有比例失调、前后割裂的毛病。严谨，是指材料组织紧密，主旨严密，结构精严细密，无懈可击，没有颠三倒四、顾此失彼的毛病。

　　应用语体的特点:语体是指在使用语言时，由于语言环境不同而形成的各具特点的语言体系。应用语体以实用为目的，这决定了它在词汇、语法等方面的一系列特点，并形成准确、平实、明快、庄重、简洁的语言风格。词汇上的特点。①运用书面词语。有许多文种属于规范性文种，大量运用书面词语，少用口语词、方言词以及土语词，能显示这些文种庄重的色彩，体现其严肃性。大量运用词语精确的、限定的意义和直接意义，少用或不用带有象征、比喻等意义的描绘性、情感性词语，能减少主观理解的成分，避免歧义的产生。 ②选用专用词语。专用词语一般都有明确的事务含义，如“批转”、“审核”、“任免”等。准确选用有助于表情达意的简洁、明快，言简意赅。 ③沿用文言词语。有些文种，词语的使用在一定程度上受到了古汉语的影响。沿用古汉语中的一些文言词语，如“为荷”、“兹”、“欣逢”等，常常能起到文约意丰的作用。 语法上的特点。①动词性宾语被大量运用。有些动词，②“的”字短语被特殊使用。

　　应用文中的“的”字短语一般指带有贬义的事物或被贬的人，褒贬分明而又表达简明。 ③介词短语异常活跃。应用文除了标题中常常使用介词短语以外，正文中也经常使用介词短语。例如“关于”、“对于”、“为了”、“按照”。介词短语可以对叙述的内容进行修饰、限定，使得表达的意义明确、严密、完整。 ④联合短语的使用比较普遍。联合短语按照一定的逻辑顺序排列，作为一个整体出现在句子中，罗列详细而又用词简洁。

　　组织语言的要求 组织语言，要做到准确、简明、流畅、生动。 准确。所谓准确，就是表达的内容恰当、贴切，确定无疑。要用词规范，合乎语法，合乎事理，不能模棱两可，似是而非。 简明。所谓简明，就是表达简洁、明白，言简意赅，文约意丰。要抓住要领，一语中的，不能含混、晦涩，废话连篇。流畅。所谓流畅，就是遣词造句熟练、通畅，得心应手。要文脉贯通，一气呵成，不能七拼八凑，露出斧凿痕迹。 生动。所谓生动，就是语句形象、逼真，具体可感。要使用具象描述的语言、多样的句式或新颖的修辞等，凸现情景或事物的特征、本质，让人如临其境，豁然领会